Maailmankylä tapahtuma

Etusivu
Johdanto
Sisältö
Tavoite
Koulutukset
Tehtävät
Luvat
Budjetointi
Turvallisuus
Pelastussuun-nitelma
Markkinointi

Logo malli
Etusivu keltaisella pohjalla. Logoa on tarkoitus käyttää sellaisenaan tapahtumien järjestämiseen.
AINOASTAAN kylän nimi ja vuosi on tarkoitettu päivitettäväksi. Logon voi tilata osoitteesta raimo.viiri@pp.inet.fi
Maininta tilauksen yhteydessä jpg tai tif tiedostona. Kun saan tarvittavat tiedot, niin voin lähettää valmiin version.

TÄSSÄ ALLA POIMINTOJA
TAPAHTUMAN SUUNNITTELUVAIHEISTA

Johdanto

Tapahtuma ideoitiin 2002 syksyllä. Tuomiset Meltosjärveltä olivat pohtineet pidempään jonkin suuremman kylätapahtuman järjestämistä Ylitorniolle. Koska Lohijärvi sijaitsee keskeisellä paikalla koko kuntaan nähden ja kaikki puitteet olivat muutenkin kohdallaan, kuten jo toimiva yhteistyö kylien välillä ja V.U. seura Kuohun toiminta, tuli kylästämme ensimmäisen Maailman kylät -tapahtuman järjestämispaikka.

Toimiviksi yhteistyökumppaneiksi saimme Outokaira tuottamhan ry:n ja Meän kylät yhessä etheenpäin -hankkeen, Lapin kyläasiain neuvottelukunnan, Ylitornion toriyhdistyksen, Ylitornion seurakunnan, 4H -yhdistyksen, Kuohu ry:n, Ylitornion kunnan ja nuorisotoimen, kansalaisopiston, taideseura Sinkilön ja Kokkosen puutarhan.

Tapahtuman nimi muotoutui lopulliseen muotoonsa vuoden 2004 alussa Tapahtuman logo valittiin Kuvataideseura Sinkilön järjestämän kilpailun tulosten pohjalta. Sauvola, Vesterinen ja Viiri suorittivat valinnan, joka oli "Räsymatto", tekijä Marja Tuominen. Tekijän kanssa sovittiin pienistä täsmennyksistä.

2. Tapahtuman sisältö

Alustavassa suunnitelmassa tapahtuman perusajatukseksi tuli erilaisten ihmisten tapaaminen niin, että voitaisiin kuitenkin huomata inhimillisten ongelmien samankaltaisuus.
Tapahtuma muodostuisi kolmesta osasta:

· Asiantuntijatapaaminen
asiantuntijoita ovat ennen muuta ne ihmiset, jotka asuvat kylillä, mutta toki paikalle kutsuttaisiin päättäjiä ja tutkijoita. Ihmisiä eri puolilta Suomea, mutta myös Pohjois-Ruotsista ja Pohjois-Norjasta ystävyyskunnista

· Kylämarkkinat
pienyritysten "paikallisia" tuotteita niin Ylitorniolta kuin kauempaakin,
myös rajojen takaa etnisiä vähemmistöjä edustavia ruuanmyyjiä
esiintyjiä, temppujen tekijöitä yms.

· Kylätanssit
tanssit Kuohun talolla, mahdollisesti muutamia erityylisiä orkestereita ja esiintyjiä

3. Tavoite

Ensimmäisessä yhteistyöryhmän palaverissa toukokuun alussa 2003 Ylitorniolla määriteltiin tapahtuman tavoite ja pääteemat. Paikalla olivat Ylitornion kunnan elinkeinoasiamies, projektipäällikkö Ritva Sauvola sekä kylillä valittu työryhmä.

Tapahtumasta tulisi erilaisten ihmisten kohtaamispaikka, vetovoimainen uusiutuva kylien tapahtuma, jossa etsitään ratkaisuja yhteisiin ongelmiin maaseudulla ja esitellään omia onnistumisia muille ohjenuoraksi ja lainattavaksi toimintatavaksi sekä markkinoidaan omaa aluetta.

Pääteemat:
1. Maaseudun kehittämisfoorumi: asiantuntijat, kyläkehittäjät, tutkijat,
rahoittajat, päättäjät
2. Kylämarkkinat: kylien yritysten tuotteet, etniset tuotteet, esittelyjä,
esiintyjiä
3. Kylätanssit: Urheiluseura, Sääskisafari, paikallinen ja
kansainvälinen musiikki
4. Muu kulttuuriohjelma: erilaiset ohjelmaryhmät, näyttelyt, näytelmät,
tervahauta, käsityöpaja
5. Kylien esittelyt

Ohjelmakumppanit päätettiin valita teemaan sopivasti. Tapahtuman valmistelemiseksi kylissä ajateltiin järjestetään mahdollisesti kansain
välisiä työleirejä, työvoimapoliittista koulutusta, talkootyötempauksia sekä perustaa työryhmä asian valmistelemiseksi vastuuyhteisöjen kesken.

4. Koulutukset

Meän kylät yhessä etheenpäin -hanke järjesti kaksi koulutustilaisuutta,
joihin osallistui myös muiden kylien väkeä.

4.1. Tapahtumat kylien tuotteiksi

Tapahtumat kylien tuotteiksi -koulutukset Lohijärvellä 3.6.2003, johon osallistui 12 hlöä Ylitorniolta ja Pellosta sekä Juoksengissa 12.6. 2003. Kouluttajana olivat Lasse ja Marja Tuominen, Tuomisen Yrttitarhalta, Meltosjärveltä.

Koulutuksessa ideoitiin tapahtumaan sopivaa ohjelmaa, esim. musiikki- ja tanssiesityksiä, kyläkaraokea, ilta savusaunassa, letkajenkka, torimyyjiä eri kylistä/maista, kotieläinpiha, kylien tapahtumien/
hankkeiden/suunnitelmien esittelyjä, seminaari, tikanheittoa, saappaanheittoa, tanssit, teatteria, lapsille ohjelmaa, nuorille disko, makkaranmyynti, soppatykki, käsityönäyttely, huovutus- ja pajutyökurssi, taidenäyttely, hevosajelua, rullaluistelutapahtuma, tervanpolttoa, perinnetyönäytökset, pussitappelu, yhteistyö partiolaisten ja 4H:n kanssa, juhlapuhe ja kutsuvieraita(maaherra), heinähölkkä, maakirkko, soutukilpailut. Vaihtoehtoja löytyi siis monia mistä lähteä tapahtumaa kokoamaan.

4.1.2. Tehtävät, vastuualueet

Vastuuyhteisöt toimivat itsenäisesti omalla osa-alueellaan suunnitellen tapahtuman eri osia ja ne myös huolehtivat niiden käytännön toteuttamisesta. Ne voivat hankkia yhteistyökumppaneita. Ne myös vastaavat oman osa-alueensa taloudesta ja mahdollisesta maksuosuudesta tapahtuman yhteisiin kustannuksiin.

-> vastuualueet, koordinaatio koko tapahtumalle (seuranta, valvonta), palkatut työntekijät (huomioitava työpanoksen kasvu tapahtuman lähestyessä)
-> aikataulutus, synkronoidaan muiden tapahtumien kanssa eri ajankohtiin tai tukemaan toisiaan, selkeä käsikirjoitus minuuttiaikatauluna yleisölle ilmoitettava, lipsuminen vie tapahtuman tunnelmaa alaspäin, ennakkoon käytävä läpi kentällä vastuuhenkilöiden kanssa, kuka missä milloinkin
-> tiedottaminen: lehdistö, radio, tv, mahdollisen varhaisessa vaiheessa tieto, jotta toimituksen kalenteriin, yhteistyökumppaneille sisäinen tiedotus, eri asia kuin markkinointi
-> varaukset: alueet, talot, tilat, majoitus, esiintyjät, palvelut,
-> viranomaiset, lupa-asiat (ilmoitukset, hakemukset, liikennejärjestelyt, huviluvat, järjestysmiehet, teostokorvaukset/Gramex), terveystarkastajalle ilmoitukset, eri kunnissa eri käytäntöjä (yhteisilmoitus vai kaikkien omat ilmoittamiset), kaavakkeet, oma valvonta suunnitelmat, hygieniapassi, poliisiviranomaiset
-> ennakkosuunnitelmat turvallisuudesta, ensiapusuunnitelma
-> taloussuunnittelu
-> markkinointi
-> Talkoisiin ympäristökylistä porukkaa! Ulkopuolisia uusia naamoja olisi hyvä saada mukaan. Nuoret ja lapset mukaan heti alussa.

4.1.3. Luvat

Luvat ovat yksinkertaistuneet, pääosin ilmoitusmenettelyjä, osa maksullisia, riippuen tapahtuman luonteesta ja käsittelijän suhtautumisesta.

1. Huvilupa, vaatii tietyn määrän järjestyshenkilökortin omaavia henkilöitä. Kortti voimassa korkeintaan 3 vuotta, jonka jälkeen suoritettava uudestaan.
2. Torilla, markkinatapahtuma, ei vaadi ilmoittamista ainakaan poliisille.
Muulla paikalla tapahtuvat tulee ilmoittaa nimismiehelle. Vrt. ilmoittaminen, ilmoitus.
3. Iso tilaisuus: neuvoteltava liikennejärjestelyistä poliisin kanssa.
Neuvottelu mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, niin neuvovat tarvittavista toimenpiteistä järjestäjiä.
4. Maanomistajan luvat.
5. Tielaitos, metsähallitus, ilmoitus järjestyspaikasta
6. Elintarvikkeiden tilapäinen myynti. Kiinteillä paikoilla yleensä olemassa. Markkinatapahtumassa kaikki elintarvikemyynti vaatii ilmoituksen kunnan terveystarkastajalle tai vastaavalle viranomaiselle. Ilmoitus: elintarvikkeen luonne, kuka myy ja mitä myy ja miten hoitaa syntyvät jätteet, minkälaisella laitteella valmistetaan (+60 ° oltava), käsien pesun järjestäminen, herkästi pilaantuvien elintarvikkeiden osalta hygieniapassi myyjällä. Terveystarkastaja voi tulla paikanpäälle tarkastamaan ilmoituksen sisällön toteutumisen. Varmista kuitenkin ilmoituksen perille meno. Ilmoituksen voi tehdä kirjeenä, sähköpostina, faksina, suullinen tieto ei riitä. Järjestäjällä ei ole juridista vastuuta toisten toiminnasta, vaan se on valvojan ja yrittäjän välinen asia. Järjestäjän olisi hyvä ilmoittaa tulijoille yhteystiedot, mihin ilmoituksen voi tehdä tai kaavake mukaan jne.
Ensiavun järjestäminen, esittely

4.1.5. Budjetointi

Budjetti tapahtumalle laskettiin seuraavan talousarviorungon avulla.

Menot: Tulot:

Ilmoituskulut Lipputulot
Mainontakulut Kilpailutulot
Luvat Arpajaistulot
Esiintyjien palkkiot Ravintolatulot
Elintarvikehankinnat Rahoitukset
Kuljetukset eri kohteisiin Majoitustulot
Kilpailujen palkinnot
Arpajaispalkinnot
Tekijänoikeusmaksut
Puhelin- ja postikulut

Huomioitavaksi:

Toimitilavuokrat
Työvälineet, tietokone
Internet
Ulkopuoliset palvelut: tilitoimisto, kotisivut
Vakuutukset
Markkinointikulut
Matkakulut
Toimistokulut, postitus
Tulkkauspalvelut

4.2.2. Turvallisuus

· Pelastustiet, hälytysajoneuvoilla tulee olla esteetön pääsy joka paikkaan. Määräykset eivät koske tilapäisjärjestelyjä, mutta ne on otettava huomioon, esim. pysäköintialueilla. Pelastustiemerkkejä voi käyttää.
· Viestiliikenne: GSM voi ruuhkautua, radiopuhelin parempi vaihtoehto. Radiopuhelimien käytöstä olisi hyvä järjestää käyttökoulutus. Radiopuhelimia voi saada lainaksi mm. puolustuslaitokselta, poromiehiltä, metsästysseuroilta, SPR:n toimistot, autourheilijat. Eri toimijaryhmät voivat käyttää eri kanavia.
· Vesistöjen turvallisuus myös huomioitava, veneenlaskupaikat, pelastusveneet ym.
· Avotulen teossa oltava varovainen, koska maastopaloriski aina olemassa. On myös huomioitava metsäpalovaroitukset.
· Kaasukäyttöiset tulet pitää tarkastaa ennen käyttöönottoa ja sähkötyöt tulee teettää ammattilaisilla.
· Palovaroittimet, uloskäynnit, sammuttimet:
o Yöpymistiloissa tulee olla varoittimet.
o Yleisissä tiloissa kaksi uloskäyntiä, jotka on merkitty vihreillä opastimilla ja joista on esteetön ulospääsy.
o Alkusammuttimet tarkistettava ja mahdolliset 200 l vesitynnyrit sijoitettava valittuihin paikkoihin ja huolehtia näihin ämpärit ja kauhat.
o Sammutuskoulutusta, esim. 2 - 3 h, voi kysellä.
· Ensiapukoulutukset ja ensiapupäivystys tapahtuman aikana.
· Lääkekaapin sisältö tarkistettava ja varattava tarpeeksi siteitä ym. tarvikkeistoa.
· VPK:n kaluston käyttömahdollisuus ja esim. VPK:n ja SPR:n järjestämät näytökset tilaisuuteen
· Tilaisuudelle voi laatia pelastussuunnitelman, johon nimetään vastuuhenkilö.
· Tapahtumiin liittyvät vakuutukset, talkoo- ja vastuuvakuutus, kuntoon.
· Tietoa elintarvikkeiden myynnistä tapahtumissa saa "Suositus elintarvikkeiden torilla ja muualla ulkona tapahtuvasta myynnistä ja valmistuksesta", joka löytyy Internetistä www.ymparistojaterveys.fi/ohjeetjasuositukset/ohjeetjasuositukset.php. Samasta osoitteesta on myös tilattavissa "Turvallinen yleisötilaisuus" -kirjanen.

4.2.3. Kylän pelastussuunnitelma

Koulutuksessa tuli myös esille kylien pelastusasiat ja vapaaehtoiset pelastussuunnitelmat. Joka kylään olisi hyvä saada toimiva ensiapuryhmä, joka muodostuisi koulutetuista henkilöistä. Koulutuksen voisi järjestää yhdessä kansalaisopiston kanssa. Kyläkohtaiset turvallisuussuunnitelmat tulisi tarkastaa ja päivittää vuosittain.

Suunnitelmia voi laatia kaikkien asioiden varalta esim. varalämmitysjärjestelmät, liikenneonnettomuudet. Oman kylän toimijoista voi koota hälytyslistan, kerätä kalustoluettelon ja niiden osaavat käyttäjät. Valmiita järjestelmiä on esim. VAPEPA eli vapaaehtoinen pelastuspalvelu, joka muodostuu 46 eri järjestön toimesta. SPR koordinoi toimintaa.

5. Ystävyyskuntahanke

Ylitornion kunnan ystävyyskuntia ovat Viron Taebla, Ruotsin Övertorneå ja Norjan Lyngen. Ylitornion kunta oli hakijana hankkeessa, jossa Maailman Kylät - Lohijärvi 2004 pyrki kokoamaan tapahtumaan eri maiden kyläläisiä ja esittelemään heidän kulttuuriaan, ruokia, paikallisia käsitöitä jne. Päätettiin kutsua Taeblasta ja muista ystävyyskunnista ihmisiä esittelemään omaa kulttuuriaan (musiikki), käsityötaitojaan ja omia perinteisiä ruokiaan.

Maailman kylät - Lohijärvi 2004 -tapahtuman yhteydessä järjestettävillä markkinoilla esitellään vieraiden tuotteita ja niitä on mahdollisuus myös ostaa. Edellytyksenä on, että ne ovat itse tai ko. alueen pienyrityksissä valmistettuja. Tapahtuman markkinaosuuteen kuuluu "Kansainvälinen keittiö", jossa on mahdollista valmistaa erilaisia ruokia ja esitellä kunkin alueen tyypillistä ruokaperinnettä.

6. Markkinointi ja tiedottaminen

Markkinointi toteutettiin suunnitelman mukaan useilla eri tavoilla: nettisivut, ilmoitukset, esite jne. Kohderyhmiä oli useita: lomalaisia tavoitellaan etukäteen, yhteistyötä kotiseututapahtumien järjestäjien kanssa Ylitornion kunnan sekä Pellon osalta. Tuomisen Yrttitarha Oy valmisteli tapahtuman esitettä ja pyrkii rahoittamaan sitä sponsorituloilla etenkin matkailuyrittäjiltä, joille samalla tiedotetaan tapahtumasta.

Tiedottaminen tapahtumasta aloitettiin vuoden 2003 lopussa julkisuuteen ja yhteistyötahoille, jotta paikallinen väki muistaisi jo ennen joulua, että tällainen tapahtuma on tulossa ensi kesälle. Sisäinen tiedottaminen hoidettiin sähköpostin ja netin välityksellä sitä mukaa, kun uutta tietoa sisällöstä valmistui.

Ensimmäinen tiedotustilaisuus tapahtumasta pidettiin 10.2.2004. Maaliskuussa 2004 saimme paikallislehden(Meän Tornionlaakso) kanssa sopimuksen koko kevään ajaksi. Joka torstain lehteen pieni juttu koskien järjestettävää tapahtumaa. Kaikkiin mahdollisiin lehtiin yritettiin puffeja saada sisään, koska tarkoituksenmukaisesti näkyvyyttä olisi hyvä saada Kemi-Tornio alueella sekä Rovaniemellä ja muualla alueen ulkopuolella. Lehtien yhteystiedot sivulla www.sanomalehdet.fi/fi/index.shtml.
Lehtimainoksilla ja radiossa markkinoitiin tilaisuutta viime hetkellä. www-sivut saatiin Ylitornion kunnan sivuille, www.ylitornio.fi/maailmankylat, viikolla 22. Myös aavasaksa.com -osoitteeseen laitettiin tapahtuman tiedot. Lähetettiin kirjeet kylätoimikunnille Outokairan alueella, n. 80 kpl. Julisteet jaettiin ilmoitustauluille kauppoihin ja muihin yleisiin tiloihin ja kyläpostien liitteeksi sekä kaikki jakoivat materiaalia kulkiessaan. 8.7. järjestettiin tiedotustilaisuus Rovaniemellä, johon kutsuttiin radion, tv:n ja lehdistön edustajat kuulemaan viime hetken tiedot tapahtumasta.

Tapahtumasta tiedotettiin sähköpostitse myös valtakunnallisiin medioihin sekä noin 200:lle maaseuduntoimijalle, yrittäjätahoille, oppilaitoksille tms.

7. Loppuyhteenveto tapahtumasta
Valmistavia kokouksia oli paljon vuosien varrella sekä valmistavaa koulutusta, joka oli hyödyllisiä ja ideoita antavaa. Talkooväkeä itse tapahtuma sekä valmistelut vaativat runsaasti. Jälkeenpäin saatiin paljon myönteistä palautetta. Pääjuhlassa oli Kuohun sali täynnä väkeä. Virolaiset vierailijat esiintyivät upeasti. Kokkosen puutarhalla oli myös Sinkilön kuvataideseuran 25v-näyttely sekä Jorma Ylävaaran valokuvanäyttely. Kursseille voisi ajatella myös ryhmähinnoittelua. Paikallisia tuotteita kaivattiin myyntiin. Käsityönäyttely oli monipuolinen. Yhteenvetona voi sanoa, että ennakkovalmistelu oli hyvin tehty.
Yleisesti tapahtuman toiminnoista annettiin seuraavaa palautetta:

· kylän pitämä kahvila Kuohulla: jäätelön myynti jäi vähäiseksi ( oma myyjä jäätelöille) torialueelle kaivattiin kahvia ja juomaa myytäväksi.
· Jokapaikan "jantusia" hyvä olla
· Ruokailusta ainoastaan myönteistä palautetta. Olisi saanut olla avoinna sunnuntaina myöhempään. Asia kuitenkin korjattiin ilmoittamalla pääjuhlan jälkeen, että ruokalan aukiolo aikaa on jatkettu. Koululla olisi voinut toimia myös makkaran ja jäätelön myynti.
· Arpojen myynti kylillä oli myönteinen kokemus.