Yrityksen sisäinen viestintä – kolme teemaa

 

 

 

 

 

Tässä artikkelissa on muutama kohta kirjasta Sisäinen viestintä, Elisa Juholin, 1999. Tarkoituksena on kuvata, mitä seikkoja viestintää suunnitellessa kannattaa ottaa huomioon. Kirja on kokonaisuudessaan vahva opas yrityksen viestinnän perusteisiin. Näissä lainauksissa on asiaan vasta perehtyvälle katsaus viestinnän maailmaan.

 

 

 

Johtajuus ja viestintä

 

 

Johtaminen ja viestintä eroavat toisistaan siinä, että viestintä pyrkii luomaan organisaation toiminnan ja tavoitteiden ymmärrystä, kun taas johtaminen on sitä, että ihmiset saadaan työskentelemään yhteisön tavoitteiden puolesta. Johtaminen on suunnan näyttämistä ja esimerkin antamista, viestintä taas asian kuvaamista sanoin.

 

 

Hyvä johtaja:

 

-         ohjaa organisaation tarkkaavaisuuden oikeisiin asioihin vision avulla, joka vetoaa sekä tunteisiin että järkeen

-         käyttää tehokkaasti kieltä ja esimerkiksi metaforia (kielikuvia) vision selventämiseksi

-         synnyttää luottamusta omaan toimintaansa olemalla johdonmukainen ja fokusoitunut

-         johtaa myös itseään eli tunnistaa omat taitonsa ja hyödyntää niitä tehokkaasti

 

 

Laadukas ja tuloksia tuottava yhteistyö on mahdollista, kun erilaisilla osaajilla on yhteinen viitekehys, visio ja informaatiopohja. Visio luo yhteisiä merkityksiä.

 

 

 

Järjestelmä- ja kontingenssiteoria

 

 

Järjestelmäteorian mukaan organisaatio muodostuu itsenäisistä osista, jotka toimivat keskenään sopeutuakseen jatkuvasti muuttuvaan ympäristöön saavuttaakseen tavoitteensa. Kaikki järjestelmän osat ovat riippuvaisia toisistaan. Yhdessä järjestelmän osassa tapahtuva muutos vaikuttaa muihin järjestelmän osiin. Viestintä toimii organisaation kaikilla tasoilla, organisaation sisällä ja sen ulkopuolisten ryhmien kanssa.

 

Yhteisön tärkein tehtävä on prosessoida informaatiota niin, että yhteisön jäsenet voivat reagoida siihen ja luoda sille omia sisältöjään.

 

Viestintään kuuluu olennaisesti kaksisuuntaisuus ja verkostojen toiminta.

 

Kontingenssiteoria korostaa joustavuuden merkitystä muuttuvassa ympäristössä. Sen keskeinen ajatus on, että organisaatiot ovat avoimia järjestelmiä, joiden tulee ympäristöönsä sopeutuen täyttää jäsentensä tarpeet. On tunnettava kunkin organisaation tilannetekijät, jotka vaikuttavat ratkaisuihin ja päätöksiin.

 

 

 

Muutosviestintä ja proaktiivisuus

 

 

Proaktiivinen viestintä varautuu ennakkoon tilanteisiin ja käyttää viestintää taitavasti välineenä muutoksen hallinnassa. Proaktiivinen viestintä on prosessi. Se on vuorovaikutteinen ja paljon kasvokkaisviestintää käyttävä. Proaktiivinen viestintä vastaa kysymyksiin mitä ja miksi. Sen tarkoituksena on saavuttaa organisaatiossa yhteisymmärrys siitä, mitä se pyrkii saavuttamaan markkinoilla ja toimintaympäristössään, keskustella siitä vuorovaikutteisesti ja antaa jokaiselle mahdollisuus ymmärtää oma roolinsa muutoksen läpiviemisessä. Ihmisiä rohkaistaan kohtaamaan muutos, jonka juuret ovat markkinoilla tai toimintaympäristössä.

 

Muutostilanne saattaa muuttaa myös yhteisön sidosryhmiä. Asiakaskunta, omistajat, yhteistyökumppanit saattavat muuttua. Näiden intressit ja toiveet tulee selvittää henkilöstölle, jotta se osaa orientoitua työhönsä oikein. Tärkeä tavoite on saada ihmiset keskustelemaan muutoksesta ja sitoutumaan siihen. Tulee selvittää, mistä muutoksessa on kyse ja mitä se vaatii jokaiselta.

 

Etusivulle